Styret Minimer
Styret i borettslaget Heimdal II  2019/20
Epost: styret@heimdal2.no

 

Styreleder: Carl Fredrik Arntzen
Fornebu forvaltning

Telefon; 980 22 229
Epost: styreleder@heimdal2.no

 

Tore Sæther
Heimdalsgt. 35

Telefon: 936 30 399
Epost: tore2006@gmail.com
 

Jónas Einarsson
Heimdalsgata 37

Telefon: 480 96 355
Epost: je@radforsk.no

 

Are Smith Meyer
Herslebsgata 37

Telefon: 995 17 364
Epost: are.smithmeyer@gmail.com
 

Mads Kildal
Heimdalsgata 36

Telefon: 900 62 041
Epost: mkildal17@gmail.com

 

Martin Aspebakken Sværen
Herslebsgt. 37

Telefon: 915 90 736
Epost: martin.aspebakken.svaeren@gmail.com

 

Grethe Henden
Herlsebsgate 37

Telefon: 952 45 747
Epost: grethenden@msn.com

 

 

 

 

 

Varamedlemmer

 

Luca Espseth
Tøyengata 32

Tlf. 416 16 745
Epost: luca.espseth@gmail.com

Hanna Thorsen
Heimdalsgata 36

Tlf. 916 10 913
Epost: hanthors@gmail.com

Gunnvor Sen
Heimdalsgata 35

Telefon: 452 42 384
Epost: gsen@online.no

Valgkomiteen består av

Mari Ann Pettersen
Egil Ødegård
Jessica Williams
 

 

STYREPROTOKOLLER
Her finner du redigerte og anonymiserte protokoller fra styremøter 
 

Protokoll
Onsdag 23. august 2017 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning protokoll fra 20. juni 2017

Vedtak: Godkjent

Konstituering.
Valg av nestleder

Vedtak: Torgrim Roll enstemmig valgt som nestleder

Godkjenning av nye andelseiere

Vedtak: Godkjent

Godkjenning av salg av Exit-lokalene

Vedtak: Godkjent

Informasjon om hendelser i sommer

  • Snurresykkelboden: Er kommet. Må graves fundament. Blir gjort i neste uke
  • Oppgraderingen Urtegata: Må sjekke med vaktmester hva er gjort. Etter befaringen: Siste finish og planting gjenstår
  • Utkastelse av leieboere som sjenerte naboene: Leieboer som sjenerte naboene med hasjrøyking er kastet ut av andelseier
  • Bakgården i nr. 36: Rolig en periode. Bymisjonen har satt opp kamera. Ungdommene har nå trukket inn på borettslagets område. Politiet er oppmerksom og foretar jevnlig besøk. Dårlig lys enkelte steder
  • Utestenging av beboer fra terrasse: Ungdommene brukte terrassen som samlingssted. Beboer som slapp dem inn, er nå utestengt fra terrassen
  • Lekkasje nye takvinduer: Beboer med nye vinduer klaget over lekkasje. Viste seg at vedkommende hadde hatt vinduet i luftestilling mens det regnet
  • Bekreftelse internett: Madelen i USBL sender bekreftelse til alle som trenger å dokumentere kostnadene ved internett.
  • Vaktmesterarbeid i juli: Vikaren har gjort dårlig arbeid da han malte, både i Tøyengata og i Herslebsgate.

Vedtak: Oppgraderingen i Urtegata må prioriteres. Ansvar: Bakgårdsgruppa
              Lyset i bakgården må fikses. Ansvar: Vedlikeholdsgruppa
              Vedr. vaktmesterarbeid: Må ta det opp med Eva på Gos. Ansvar: Gunnvor

Planer framover for vedlikehold

  1. Balkongene
    Venter på tillatelse fra kommunen
  2. Varmepumpene
    Vedlikeholdsgruppa ser på det
  3. Maling av vinduer
    Vedlikeholdsgruppa ser på det

Vedtak: Tatt til orientering

Forslag til arbeidsfordeling
Gunnvor la fram forslag

Vedtak:

Arbeidsfordeling 2017-18

Innkallinger, protokoller og årsmelding

Gunnvor

Henvendelser fra beboere, meglere og USBL

Terje – Heimdalsgata 37

Tore – Heimdalsgata 30

Torgrim, Grete – Herslebsgate 37

Gunnvor, Tore, Kristin – Heimdalsgata 35

Gunnvor – Urtegata 46

Runhild ,Thore – Heimdalsgata 36

Anna - Tøyengata 32

Gunnvor + hver enkelt i egen gård

Kontaktperson for GOS

Hovedansvarlig Gunnvor + ledere bakgårdsgruppa og

vedlikeholdsgruppa

Håndtering av regninger

Gunnvor + nestleder

Anvisningsrett

Gunnvor + et styremedlem

Vedlikeholdsansvarlig

Torgrim (leder), Runhild, Terje

Nettside + mailadresser

Anna + Gunnvor

FB

Anna og Gunnvor

Bakgårder og lekeapparater

Tore (leder), Grete, Anna, Kristin

Informasjonsansvarlig

Anna og Gunnvor

Sosialt/beboermøter

Alle

Borettslagets internettjenester

Tore og Anna

Gjestehybel

Tore og Runhild

Festlokale

Tore og Runhild

Nøkkelansvarlig Tøyengata

Anna

Strømansvarlig

Tore

 

Styreseminar

Vedtak: Terje, Anna, Grethe og Tore meldes på til seminaret 28.-28. oktober

Møteplan høsten 2017
Forslag:
Tirsdag 26. september
Tirsdag 24. oktober
Tirsdag 21. november
Tirsdag 5. desember m/juleavslutning

Vedtak: Godkjent

Befarinng
Vi tok en runde i borettslaget, slik at de nye styremedlemmene kunne bli kjent, og slik at vi alle kunne se litt på tilstanden i øyeblikket!

Vedtak: Tatt til orientering

Valg av styrerepresentant til Garasjesameiet de neste to år

Vedtak: Tore

Eventuelt
Garasjen er blitt fin. Kamera vurderes.
Hva skjer med fellesrommet i Herslebsgate? Grete forhører seg til neste gang
Spørsmål om Gos og deres leie. Gunnvor sjekker opp

 

 

Protokoll
Styremøte
Tirsdag 26.september 2017 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning protokoll fra 23.august 2017

Vedtak: Godkjent

Retningslinjer for styrearbeid

Vedtak: Godkjent

Godkjenning av ny andelseier

Vedtak: Godkjent

Balkongene og info-møte
Fått godkjenning fra kommunen. Firmaet er klar for oppstart om 2-3 uker. Balkongene mot bakgården tas først. Beboerne må fjerne alt på terrassen. Blir satt ut container utenfor Gos. Firmaet sikrer terrasse-døren fra utsiden.

Vedtak: Det avholdes informasjonsmøte 10. oktober kl. 1800. Plakat henges opp og lapper legges i postkassene. Ansvar: Gunnvor

Halvårsregnskapet
Gjennomgikk halvårsregnskapet.

Vedtak: Tatt til orientering

Informasjon fra bakgårdsgruppa
Er nesten ferdig i Urtegata. Grethe planter ut i morgen. Må undersøke prosjektets tilstand. Ansvar: Tore og Grethe

Gjerdet mot 33 må pusses. Ansvar: Tore

Vedtak: Tatt til orientering.

Forberedelse til budsjett
USBL skal utarbeide budsjett for 2018 og vil ha innspill innen 5. oktober.

Vedtak: Torgrim lager oversikt over planer for vedlikehold i 2018 med antatt behov for penger

Eventuelt
A) Styret går til innkjøp av prosjektor. Ansvar: Tore
B) Alle i styret bør ha universalnøkler. Ansvar: Gunnvor
C) Kjeller i Herslebsgate. Må komme i gang før de tildelte pengene fra USBL blir inndradd. Ansvar: Terje og Grethe

 

Protokoll
Styremøte
Tirsdag 24. oktober 2017 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning protokoll fra 26. september 2017

Vedtak: Godkjent.

Godkjenning av nye andelseiere

Vedtak: Godkjent.

Status balkongene
Rivningsfirmaet har begynt å sette opp stillaser og rive ned. Grete opplyser at ingen stillaser er satt opp der hun bor. (Torgrim ser på det.)

Kommunen har sagt ja til endringene. Lumon har ikke kommet med pris på endringene ennå, men sier at det ikke blir over kr. 300 000.

Vedtak: Terrassene sandblåses, 35 cm opp, ut mot gaten, 15 cm opp, ut mot bakgården.

Informasjon og planer framover for vedlikehold

  1. Varmepumper: Torgrim presenterte 3 anbud.
  2. Lekkasje på taket i nr. 35 er reparert.
  3. Kjeller i Herslebsgt.:Jobber med anbud.
  4. Oppussing i inngang Tøyengata: Venter på respons fra vaskebyrået og på anbud.
  5. Porten i Heimdalsgt. 36: Må finne ut hva det koster.
  6. Rullestolsrampe: Må finne ut om det finnes noen skisse og om Hjelpemiddelsentralen er kontaktet.
  7. Heisen i nr. 36. Runhild har sjekket med kommunen. Rustne vaiere må skiftes.

Vedtak: (1) Varmepumper: Vi velger anbudet fra Thermo Control.

              (5) Porten i Heimdalsgt 36: Ansvar: Runhild.

              (6) Rullestolsrampe: Ansvar: Runhild, men Gunnvor innhenter informasjon
                    fra tidligere styremedlem.
              (7) Heisen i nr. 36: Ansvar: Runhild/resten av vedlikeholdsgruppa.
         

Informasjon og planer framover for bakgårdsgruppa
Urtegata er vel i havn.

Vedtak: Tore sender inn fakturaopplysninger til kommunen.
              Gruppa tar et møte i nærmeste framtid.

Retningslinjene for styrearbeid
Runhild og Grete har gått gjennom og ryddet i rekkefølgen.

Vedtak: Godkjent

Exit og kommunen
Kjøper kom kl. 18 og diskuterte med styret planer for lokalene og hva man eventuelt kan ha felles interesse av å kreve fra kommunen.

Vedtak: Thore formulerer et brev til kjøper med styrets syn

Eksklusiv bruksrett til markterrasse
Beboer søker om eksklusiv bruksrett til arealet foran leiligheten sin.

Vedtak: Godkjent i henhold til vanlige regler.

Goe (Gamle Oslo Eiersameie)
Styret vil grave litt mer i dette eiersameiet og vil foreslå nye styremedlemmer.

Vedtak: Sender inn forslag om Gunnvor som styremedlem og Tore som vara.

Gjengen i bakgården/kommunale boliger
Gunnvor orienterte om hvor langt man er kommet med arbeidet vis à vis kommune og politiet. Skal ha et møte mandag fk.
 

Vedtak: Tatt til orientering.

Budsjett 2018
Gjennomgikk budsjettet og justerte noen poster.

Vedtak: Gunnvor sender inn justeringene til Madelen i USBL og stiller noen spørsmål vedr. noen uklare poster.

Eventuelt
1. Nøkkelbrikker til Tøyengata 32: Vi bestiller kun tre stk, til Gunnvor, Torgrim og Tore.

 

 

 

 

Protokoll
Styremøte
Tirsdag 21. november 2017 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgt 30

Godkjenning protokoll fra 24. oktober 2017

Vedtak: Godkjent

Godkjenning av ny andelseier

Vedtak: Godkjent

Informasjon og planer framover for vedlikehold

  1. Balkongene
    Prosjektleder sier at første installasjon av de nye balkongene begynner første uken etter jul.
  2. Varmtvannsberedere
    Alle er levert, men venter på tillatelse fra kommunen på å installere dem. Vannet vil bli avstengt en dag ved demontering og en dag ved installering, når den tid kommer.
  3. Fukt i leilighetene
    Beboer melder om fukt. Det er muligens feilinstallering av (tidligere) eier som er skyld i det.
  4. Vifte
    B
    eboer klaget på kjøkkenvifte og motor på taket. Foreløpig tror vi det er feil vifte installert på kjøkkenet, en med motor.
  5. Sandkummen
    Blir gjort 23. november
  6. Flaggstangen utenfor Heim 35
    Ødeleggelsene på flaggstangen i forbindelse med montering av ny sykkelbod for Heim 37, er reparert. Ble fint.
  7. Porten inn til bakgården fra Heim 36
    Delte meninger om det er vits i å gjøre mer med den, så lenge det er ti andre innganger til bakgården. Den må uansett festes i bakken.
    Det er søkt om penger fra USBL til utbedring
  8. Oppussing i Tøyengata 32
    Venter flere anbud. Ikke nok plater på lager til taket. Ikke vasket godt nok.
  9. Lys i bakgården
    Må få flere lyspunkter i bakgården. Ledlys?
  10. Kjellerlokale i Herslebsgt 37
    Det er bestilt folk til å ordne rømningsvei

Vedtak:
                  3) Vi må få en oversikt over fuktproblemer i leilighetene før vi tar stilling til om det er
                      borettslagets ansvar å ordne opp   

                      Ansvar:  Vedlikeholdsgruppen

                  4) Vi bør få en oversikt over feilinstallerte kjøkkenhetter.  

                      Ansvar:Torgrim/Vedlikeholdsgruppen

                  7) Vi venter og ser om vi får penger fra USBL.
                      Ansvar for viderere oppfølging: Runhild

                  8) Apostol sjekker priser for flere takplater.
                     Ansvar for videre oppfølging: Vedlikeholdsgruppen

                  9) Vi innhenter anbud på flere lyspunkter i bakgården.
                       Ansvar: Vedlikeholdsgruppen

 

Vasking av fellesarealene
Skal vi gå tilbake til gammel ordning (2 g pr. uke) og samtidig si opp avtalen for så å legge vaskingen ut på anbud? Det er ikke bonet på lenge.

Vedtak: Ber dem bone snarest. Ber dem gå tilbake til vask 2 ganger pr. uke, for samme pris som før. Sier etter hvert opp kontrakten og legger ut på anbud.

Varamedlem til styret
Varamedlem gir seg, da hun har fått arbeid utenfor byen som vanskelig lar seg kombinere med styremøtene. Hun synes også det ble for mange eposter.

Diskusjon om valgkomiteen skal settes i sving for å finne nytt medlem.

Vedtak: Styret fortsetter med de gjenværende styremedlemmer.

Exit-lokalene
Ikke hørt fra den nye eier siden sist mail ble sendt. Kan ikke innkalle til ekstraordinær generalforsamling, så lenge premissene er uklare. En slik generalforsamling haster ikke for borettslaget.

Vedtak: Sender mail med spørsmål om han har fått den siste mail og med opplysning om at det er vanskelig å få ut nøklene til lokalene.

Instruksjonsbok til beboerne
Drøftet innspill fra tidligere styremedlem om etablering av en instruksjonsbok for beboerne.

Vedtak: Vi ser nærmere på andre, digitale, løsninger. Ansvar: Runhild

Borettslagets FB-side
Diskusjon om bruken av siden og at den tar mye av styremedlemmenes tid.

Vedtak: Fortsetter som før, inntil videre. Sees også i sammenheng med forrige punkt.

Gjengen i bakgården/kommunale boliger
Hatt møte med kommunen og foreldrene. De forstod alvoret. Politiet har fått egen nøkkel (via boks utenfor Gos) til å «raide» bakgården med ujevne mellomrom.

Vedtak: Tatt til orientering

Endring av siste styremøte før jul fra tirsdag 5. des til tirs 12.des?

Vedtak: Siste styremøte før jul blir tirsdag 12. desember.

Søknad om husdyr
Beboer søker om å få ha hund.

Vedtak: Godkjent med de vanlige forutsetningene, inkludert at hunden ikke luftes i bakgården

 

Eventuelt

A. Homenet gav avslag på betaling for 6 dager, selv om nedetiden var «bare» to dager.

 

Protokoll
Styremøte
Tirsdag 12. desember 2017 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgt 30

Godkjenning protokoll fra 21. november 2017

Vedtak: Godkjent

Søppelspann
Misnøye fra beboer om at det er satt ut søppelspann i fellesgangen. Vedkommende mener det vil medføre mer søppel på gulvet.

Vedtak: Søppelspannet settes ut. Ber Apostol vaske alle søppelspann og begynne i den omtalte gården. Ansvar: Gunnvor

Informasjon og planer framover fra vedlikeholdsgruppen

  1. Balkongene. Presenninger blåst av. Entreprenør har vært der og rettet opp. Ellers er alt i rute og man begynner oppsetting i Herslebsgt. etter nyttår.
  2. Fuktproblemer i leilighetene. Må få oversikt over feilinstallerte kjøkkenhetter.
  3. Porten H 36. Avslag på penger fra Usbl til å reparere porten, da det ikke regnes som sosialt tiltak.
  4. Lyspunkter i bakgården. Ikke lys ennå
  5. Kjellerlokale i Herslebsgt. Rømningsvei er kommet opp.

Vedtak: Punkt 1-3: Tatt til orientering
              4. Ser på om flere armaturer må byttes..

Vasking av fellesarealene
Oppfølging av sak 119/17.

Vedtak: Vi legger vaskingen ut på anbud etter nyttår. 

Digital løsning
Runhild orienterte kort om en proffere løsning for hjemmesiden vår.

Vedtak: Utsettes til neste gang pga liten tid, men Runhild jobber videre med saken.

Mail fra Exit-kjøperen
Han spør om boder i bakgården og når det blir generalforsamling

Vedtak: Vi sjekker muligheten for boder. Ansvar: Gunnvor og Runhild

Sender ham et svar. Ansvar: Gunnvor

Neste styremøte
Forslag: Tirsdag 23. januar 2018
Vedtak: 23. januar 2018

Eventuelt

Heis: Torgrim orienterte om at det ville koste minst ½ mill  pr. heis. Foreslår at vi tar to heiser neste år og to året etter. Ser på det etter nyttår.
Bymisjonen: Porten står åpen.
Lekkasje i sikringsboksen i H 37: Torgrim har kontaktet restauranten og de vil ordne opp.

Protokoll

Styremøte

Tirsdag 23. januar 2018 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning protokoll fra 12.desember 2017

Vedtak: Godkjent

Vaskeavtale.
Avtalen med Gos er sagt opp og vi skal invitere til anbud. Gjennomgikk den gamle avtalen og foreslo endringer.

Vedtak: Enighet om ordlyden. Tore reinskriver forslaget og sender Gunnvor. Ansvar for anbud: Runhild

Informasjon og planer framover for vedlikehold

  1. Balkongene. Status: Begynner i H 37 denne uken, deretter Urtegata. H 36 til slutt, når sperringene på fortauet på den andre siden er vekk. Første leveranse av balkonger kommer 31. januar til Herslebsgate.
  2. Kjellerlokale i Herslebsgt. Status: Terje har bedt USBL om utsetting. Har jobbet med rømningsveien. 
  3. Heisene i H 36 og 37 er reparert.
  4. Oppussing inngangsparti Tøyengata. Status: Fått anbud, men de var for dyre. Runhild har en plan for det videre arbeidet.
  5. Problemene vedr vifteanlegget til restaurant i H 37. Det renner fremdeles vann ned i sikringsboksen til leilighetene i 5.etasje. Gunnvor har snakket med Jan Robin (den ansvarlige på restaurant Chimp). Han skjønner ingenting, for fagfolk har vært og reparert.
  6. Varmepumper. Status. Utsettes til neste gang
  7. Porten i H36. Noen har brukket de øverste nye spilene litt.
  8. Lekkasje i boks på veggen i H 36. Boksen lekker så det renner vann nedover som blir til is. Apostol snakket med Tore om det. Skal få pris for reparasjon. 
  9. Lyspunkter i bakgården H 36. Hatt møte med entreprenør vedr. ekstra lyspunkt. Skal vi ha lyssensitive lyspunkter? Ikke skjedd mer.

Vedtak: 1. Gunnvor skal legge ut informasjon om balkongene på FB så ofte som mulig.

              2. Runhild og Terje jobber videre med kjellerlokalet.

              4. Runhild og Terje jobber videre med Tøyengata.

              5. Terje kontakter Jan Robin, så de kan gå og se på problemet  

                  sammen.

              8. Tore følger opp.

              9. Runhild følger opp.

Vårens møter.
Forslag:
Tirsdag 13. februar
Tirsdag 13. mars
Tirsdag 10. april
Tirsdag 8. mai
Tirsdag 5. juni (generalforsamling)
Tirsdag 26. juni sommeravslutning med gammelt og nytt styre
 

Vedtak: Forslaget godkjent

Årsmøte i NTG (Nedre Tøyen Garasjesameie)
Årsmøte i NTG avholdes 15. mars. Saker meldes innen 4. februar.
Forslag om å melde inn sak om at det må holdes info-møter minst en gang årlig ble drøftet. Tore opplyste at et info-møte for garasjeeierne skal holdes seinere i vår.

Vedtak: Styret melder ikke inn noen saker

Boder for de nye leilighetene i Exit-lokalene

I den gamle boden til Exit, er det bare plass til tre boder, hvis de skal være av samme størrelse som de andre. På tomten vår, mellom oss og Bymisjonen, kan det være plass til å sette opp en rekke med inntil 6 boder.

Vedtak: Vi tilbyr arealet som den nye eieren trenger for å lage egne boder til leilighetene, på området mellom oss og Bymisjonen

Ny digital løsning
Fortsettelse av sak 133/17

Vedtak: Runhild fortsetter å jobbe med saken

Eventuelt
Radon: Grethe tok opp at vi visstnok bor i det verste området for radon. Bør måles i kjellerlokalet i Herslebsgate. Kjell Andresen i H 36 har tidligere målt forekomsten i hybelen. Der gav det ubetydelig utslag. Han har måleapparat, så Runhild ber ham måle Herslebsgate også.

Låssystemet i T 32: Terje er vår nye låsansvarlige.

Møtet hevet kl. 2045

Protokoll
Styremøte
Tirsdag 13. februar 2018 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning protokoll fra 23. januar 2018

Vedtak: Godkjent

Godkjenning av nye andelseiere

Vedtak: Godkjent

Informasjon og planer framover for vedlikehold

  1. Balkongene

Oppdaget isolasjon under på de nederste balkongene. Er muligens slik overalt. Må repareres.
Diskusjon om hva som skal erstattes.

Thore undersøker rettspraksis.

  1. Kjellerlokale i Herslebsgt.

Søker på nytt i april. Må vente litt. Må få refundert de utgiftene vi har hatt til nå.

  1. Oppussing inngangsparti Tøyengt.
    Nye anbud kommer i mars.
  2. Lekkasjene i H 37.
    Restauranten klarte ikke å reparere, så for å unngå at El-tilsynet stenger strømtilførselen, eller at vanntilsiget kortslutter strømmen, så har vi satt ut jobben til Gos v/Erling.
  3. Varmepumper.

Utstyret er klart, men venter på tillatelse fra kommunen.

  1. Lekkasje i boks over H 36.

Den er fikset. Boksen er byttet så det renner ikke mer.

Lagt varme-element i rørene.

Vedtak: Tatt til orientering        

Planene for Exit.
Den nye eieren kom kl. 19 for å orientere oss.

Overtok 18. jan., har jobbet litt med håndverkere. Presenterte planene som kommunen (Plan og bygg) må godkjenne. Pålagt heis fra 5. til 6. et.
Vil bygge to boder i den gamle Exit-boden.  Må ha 3 store og 5 små boder. Vil ha godkjenning av styret på tegningene. Planen er at det skal ta 5-6 mnd å bygge. Bodplasseringen tas opp seinere.

Vedtak: Styret godkjenner de framlagte tegningene.

Vaskeavtalen
Runhild har lyst ut vaskeavtalen på anbud. 13 firmaer har meldt sin interesse for å delta på befaring.
Frist for anbud: Slutten av februar.

Vedtak: Tatt til orientering

Eventuelt
Nøkkelsystemet i T 32
.: Diskusjon om hvordan det skal fungere. Hver leilighet har tre nøkkelkort. De som vil ha flere, må selv betale. Nøkkelkort m/koder må følge leiligheten. Omkoding skal ikke betales av borettslaget.

Pengene til bomiljøtilskudd? Tore har kontroll.

Gjestehybel: Går sin gang.

Ved benyttelse av firma: Runhild uttrykte behov for varsomhet ved bruk av firma som ikke utfører jobben de er satt til, på en hensiktsmessig måte.

Møtet hevet ca kl. 2045

Protokoll
Styremøte
Tirsdag 13. mars 2018 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning protokoll fra 13.februar 2018

Vedtak: Godkjent

Godkjenning av nye andelseiere

Vedtak: Godkjent

Vaskeanbud
Runhild redegjorde for anbud som er kommet inn.

Vedtak: Vi velger Aqua.

USBLs bomiljøfond
Vi fikk ikke brukt opp midlene vi fikk til kjellerlokalet i Herslebsgt etter forrige søknadsrunde, og fikk ikke overføre dem til neste år.

Vedtak: Terje legger inn ny søknad.

Andre saker fra vedlikehold

  1. Oppgang i T 32: Runhild venter på flere anbud
  2. Enøk-tilskuddet: Måtte søke om forlengelse, da fristen for rapport var gått ut. Får ikke tak i firmaet, men Torgrim prøver igjen.
  3. Balkongene. Skifte av rekkverk øverst var ikke med i opprinnelig anbud. Vi bytter dem derfor ikke. Kan gjøres i ettertid, hvis det blir nødvendig.
  4. Torgrim orienterte litt om garasjene. Møte med brukerne av garasjene avholdes 11. april.

Vedtak: Tatt til orientering

Markering av at borettslaget er 30 år?
Grethe framsatte forslaget.

Vedtak: Grethe sjekker videre vedr. riktig årstall og søker eventuelt USBLs bomiljøfond

Søknad om dyrehold
Søknad fra beboer om å få ha (inne)katt.

Vedtak: Godkjent

Eventuelt
Tv-selskapet som i fjor besøkte styret og snakket om at de kanskje skulle lage en reportasje fra bakgården (i H36), har kontaktet flere beboere igjen. Kanskje det blir noe av programmet likevel?

Møtet hevet ca. 2045

Protokoll
Styremøte
Tirsdag 10. april 2018 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning protokoll fra 13. mars 2018

Vedtak: Godkjent

Balkongene
Magnus og Joakim fra Lumon redegjorde for hva som var skjedd og hva som vil skje framover. Hadde med seg plan for estimert avslutning, som Tore straks la ut på FB.

De vil gi beskjed om det blir endringer.

Vedtak: Tatt til orientering

Status Exit-lokalene
De venter på dispensasjon fra kommunen vedr. sprinkleranlegg. Vi lar dem bygge boder mot å ta kostnadene selv. Borettslaget tar kostnadene med å få terrassegulvet tett. De kan gjøre arbeidet mot at vi betaler for det, men da må vi ha en «second opinion» for å sikre oss. Litt for tidlig å ha husmøte ennå. Thore lager seinere korte info-snutter som kan legges ut.

Vedtak: Runhild og Thore følger opp.

Bodene utenfor H 36
Har vært innbrudd igjen i utebodene. Runhild har meldt det til politiet. Diskuterte tiltak på både kort og lang sikt. Kort sikt: Skilt om video-overvåkning og mer lys. Lang sikt: Skifte dører? Rehabilitere alle bodene? Gjerde? Egen kameraovervåkning?
 

Vedtak: Ansvar lys: Runhild. Ansvar skilt: Tore

Viftene
Torgrim redegjorde for oppdagelsen av manglende vedlikehold av viftene i Herslebsgt. Ikke vært gjort noe med dem siden 2010. I tillegg ble viftene skrudd av (av vaktmester) etter beboere hadde klaget på at det var kaldt. Har ført til helsefarlig innemiljø. Har bestilt firma til å rense.

Vedtak: Firmaet renser. Vi trenger vedlikeholdsavtale vedr. alle viftene. Ansvar: Torgrim/vedlikeholdsgruppa

USBLs bomiljøfond og Bomiljø-tilskudd Tøyen/Grønland-løftet

Vedtak: Terje søker på nytt USBL for kjelleren i Herslebsgt.. Frist 1. mai.
Bakgårdsgruppa ser på hva vi kan søke på som miljøtilskudd. Frist 22. mai

Andre saker fra vedlikehold
Status Tøyengata: Apostol skal kjøpe gulvfliser og bytte de som er ødelagte.

Fått anbud på kr. 300 000 for å pusse opp T 32, Hers 37 og H 36. Heller kjøpe maling og la vaktmester male, eventuelt på dugnad?

Status kjeller Herslebsgt: Ferdig med rømningsvei. Radonmåling pågår. Må søke om nye midler for å fullføre.

Varmepumper: Venter fremdeles på godkjenning fra kommunen. Torgrim skal purre.

Vedtak: Tatt til orientering

Gjennomgang regnskap/forberedelse GF
Gjennomgikk regnskap for 2017 og huket av for postene som må sjekkes nærmere. Årsmelding ikke lenger pålagt, men vi skriver likevel.

Vedtak: Tar ny gjennomgang på neste styremøte. (NB: Styremøtet flyttes fra tirsdag 8. mai til mandag 7. mai).
Gunnvor skriver forslag til årsmelding og sender rundt før neste møte.
Bekjentgjøring av årsmøtedato og frist  for innsending av saker ble delt ut til oppheng i alle gårder. Gunnvor legger ut på F

Eventuelt
TV Strix:
Holder på å jobbe med program fra bakgården (til H 36, Hers 37 og T 32.) Er interessert i «interessante historier» fra mennesker som bor her. Ville at styret skulle være oppmerksom på det.

Det nye vaskefirmaet: Er begynt. Måtte skaffe dem noen nøkler. Har overtatt «vaskerommet» i H 36 etter Gos. Vaskelister ble utdelt til oppheng i de forskjellige oppgangene.

Vedtekter: Thore setter i gang med den oppnevnte gruppen, så det foreligger et resultat til GF.

30-års-fest? Borettslaget hadde stiftelsesår i 1985, og gårdene hadde innflytting i 87, 88, 89. Kanskje mest korrekt å ha jubileumsfest neste sommer? Grethe setter opp forslag til hva som kan gjøres og har i bakhodet at vi kan søke midler neste år. Sender forslaget rundt til oss alle, så vi kan bidra med innspill.

Endring av møtedato: Neste styremøte blir mandag 7. mai, ikke tirsdag 8. mai, pga frist for innsending av årsmøtepapirene til USBL

Møtet hevet kl. 2150

Protokoll Styremøte Mandag 7. mai 2018 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30 

Godkjenning av protokoll fra 10.april 2018
 
Vedtak: Godkjent
 
Balkongene
Runhild og Thore har begynt befaring i Herslebsgt.  Det er oppdaget feil i søknaden til Heimdalsgata 37. Ansvarlig søker, TM Byggtek As, tar seg av det.  
 
Vedtak: Tatt til orientering
 
Søknad om utskifting av dør/vindu ut mot balkong
Beboer søker om å få byttet ut dør og vindu mellom stuen og balkongen. Han lurer også på om styret vil ta noen av utgiftene. Han har fått tillatelse av kommunen.
 
Vedtak: Styret godkjenner planene hans, men borettslaget kan, på nåværende tidspunkt, ikke bidra med å dekke kostnadene
 
Kjellerlokalet i Herslebsgt
Etter radonmåling er det funnet altfor høye verdier i kjelleren. Oppover i etasjene er det normale verdier. Det vil koste over kr. 70 000 å fjerne radonen og sikre kjelleren. Dette gjelder hele kjelleren, ikke bare det påtenkte aktivitetsrommet. Vi bør kontakte Flexit og finne ut om hva som kan gjøres for å bedre inneklimaet, eventuelt i samråd med «radonfolka»,
 
Vedtak: Runhild kontakter Flexit. Terje søker på nye USBL-midler
 
Bodene utenfor H 36
Intet nytt, men lys og skilt (med «videoovervåkning») skal settes opp. 
 
Vedtak: Runhild ordner lys og Tore ordner skilt
 
Andre saker fra vedlikehold
Rullestolsrampe for beboer: Runhild jobber med saken. Skal ha møte med beboeren for å høre hva han vil. Hjelpemiddelsentralen er ikke opptatt av at han skal komme seg ut i bakgården, så lenge han bare kommer seg greit ut og inn av leiligheten. Så der er det antakelig ingen hjelp å få.
 
Vedtak: Runhild følger opp saken
 
Bakgårdsgruppa
Skal ta seg en runde snart. Prøve å pynte litt før 17.mai. Noen beboere har bedt om et sted vi kan ha felles hageredskaper. Grethe og Tore ser på det. Neppe kapasitet til å ordne med noen dugnad i år.
 
Vedtak: Tatt til orientering
 
Gjennomgang forslag, årsmelding GF
Gjennomgikk forslag og årsmelding, gjennomgikk uklare punkter i regnskap og skrev under de nødvendige papirer 
 
Vedtak: Gunnvor reinskriver forslagene og sender rundt. Alle skrev under papirene og de er klare til innsending.
 
GOE/GOS
Diskusjon om Gos og dets berettigelse. 
 
Vedtak:
Gunnvor kontakter styreleder i Gos
 
Eventuelt

Ingen saker. Møtet hevet kl. 22

Protokoll
Styremøte

Mandag 5. juni 2018 kl. 1630 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning av protokoll fra 7. mai 2018

Vedtak: Godkjent

Totalt røykeforbud på borettslagets område?
Det har versert en artikkel på sosiale media som sier at et borettslag kan forby røyking på balkong, da balkong egentlig hører til fellesområdet. Noen har derfor tatt til orde for at slikt forbud bør innføres hos oss, da man plages av naboers røyk som siver opp fra balkonger under. Dessuten har vi også beboere som bare slenger skjødesløst rundt seg med sigarettstumper i bakgården.

Vi har fra før i vårt husordensreglement at «Det er forbudt å røyke i oppganger/fellesarealer.» Skal vi skjerpe denne bestemmelsen? Gjøre den mer detaljert?

Vedtak: Vi henger opp plakat om at de som røyker, må vise hensyn

Søknad om utskifting av dør/vindu ut mot balkong
Fra beboer: Vi ønsker å sette opp en levegg mellom uteplassen vår og naboen sin. Vi
tenker at leveggen skal være 180cm høy, som er standard mål, og 270cm bred. Vi ønsker også å sette opp en port fra gangveien og inn til uteplassen. Både port og levegg vil være i samme stil av tre. Har snakket med Torgrim i styret, og han har også inspisert og var positiv. Håper dette er i orden.

Vedtak: Forslaget godkjennes

Generalforsamlingen
Styrehonorar. Ser på forslagene.

Vedtak: Vi foreslår til GF kr. 500 pr. styremøte + kr. 350 pr arbeidet time

Eventuelt
Ingen saker

Protokoll Styremøte
Tirsdag 26. juni 2018 kl. 1730 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning av protokoll fra 5. juni 2018

Vedtak: Godkjent

Godkjenning retting av eierskifte
Fra USBL: Vi har den 12.06.2018 mottatt henvendelse om at det skjedde en feil i 2011 der bolig x bare ble ført på den ene ektefellen. Vi har nå endret dette slik at også den andre ektefellen står som eier fra og med 1. januar 2018. 

Vedtak: Godkjent

Godkjenning eierskifte

Vedtak: Godkjent

Vedlikeholdsgruppa
Runhild sitter aleine igjen i vedlikeholdsgruppa. Vanligvis foretas arbeidsfordelingen i første møte om høsten, men pga balkongprosjektet trengs flere folk i denne gruppa akkurat nå, da det også er andre ting som må tas hånd om. Kanskje gruppa bør ha flere enn tre medlemmer? Borettslaget blir eldre og eldre og derved mer og mer krevende, når det gjelder vedlikehold.

Vedtak: Are og Mads går inn i gruppa.

Balkongene
Det har vært mye fram og tilbake om balkongene. Vi tok en kort gjennomgang, så de nye styremedlemmene kunne bli orientert.

USBL: Vi engasjerer dem.

Vedtak: Styret oppretter reklamasjonssaker mot Haga & Berg og Lumon, for alle feil og mangler styret kjenner til. Reklamasjonssakene forfølges inntil det er oppnådd forlik, men styret ønsker å unngå å bringe sakene for tingretten. Dersom det eksisterer gjenværende feil og mangler etter at reklamasjonssakene er avsluttet, vil styret engasjere et annet firma for å rette disse. Borettslaget vil ta kostnadene for denne feilrettingen.

Ventilasjon
Runhild og Thore orienterte om ventilasjonsanlegget i H 36.

Vi utreder problemet før vi går inn på noen løsning med utbygger. Forskjellige løsninger ble drøftet. Vi bruker advokat på det juridiske og ventilasjonsekspert på selve problemet.

Vedtak: Vedlikeholdsgruppa og Thore følger opp, i tråd med debatten

Rampe til bakgården
Vi har en rullestolbruker. Han mistet tilgangen til bakgården under den store oppgravingen som var der for en tid tilbake. Runhild orienterte.

Vedtak: Vi velger smeden. Runhild sjekker garantien og får alle fullmakter

Kone (heiser)
Utbedring av alarmsystemet for U 46 og H 30. Det foreligger to tilbud.
Runhild orienterte.

Vedtak: Vi går for tilbudet der Kone fortsatt har ansvaret

Bakgårdsprosjektet
Vi har midler fra kommunen med frist til å bruke dem opp. Har fått utsatt frist en gang allerede. Skal vi begynne nå med Plan som utfører, eller vente til høsten og finne andre utførere?

Vedtak: Vi lar Gos begynne med Plan, under tvil. Ber Erling følge Plan tett, og bakgårdsgruppa likeså. Vedtatt mot to stemmer.

Gos og manglende betaling
Det foreligger mistanke om at Gos har økt betalingen for vasking mer enn KPI, helt siden 2002, da kontrakten ble inngått. Gos viser til at KPI for «tjenester der arbeidskraft dominerer» er høyere enn vanlig KPI, og mener at fakturaene har vært helt korrekte, til og med vært lavere enn de skulle.

Vedtak: Vi holder ikke tilbake vaktmesterregningen. Gunnvor sender «vaskesaken» over til advokaten hos USBL og kontakter Fagforbundet for å få vite lønnsutviklingen for vaktmestere.

Eventuelt
a. Første møte etter sommeren: Tirsdag 21. august 2018
b. Nøkkelsystemet i Tøyengata: Luca overtar. Gunnvor kontakter nåværende «nøkkelmann», Terje, og ber ham kontakte Luca
c. Møtet ble avsluttet med en vellykket sommermiddag på Sudøst.
 

Protokoll Styremøte

Tirsdag 21. august 2018 kl. 1800 i Felleslokalet, Heimdalsgata 30

Godkjenning av protokoll fra 26. juni 2018       

Vedtak: Godkjent

Godkjenning av eierskifte
Kjøper ber om å få plassere vaskemaskinen sin i det gamle vaskeriet, samt at hun søker om løyve til å ha hund.  

Vedtak: Eierskifte godkjent. Hund godkjent. Vaskemaskin: Gunnvor sjekker om det er plass og hvor mye strøm som går. Sender rundt på epost til styret, for avgjørelse.

Konstituering

  1. Valg av nestleder
  2. Styret har aldri hatt egen øk. ansvarlig/kasserer, siden det er USBL som tar seg av alt. Styret (leder + en til) godkjenner, stort sett, bare regningene. De siste årene har det kommet mer og mer arbeid relatert til økonomi, men som ikke hører innunder USBLs oppgaver. Er tiden inne til å ha et eget styremedlem til å ta seg av dette?
  3. Valg av medlem til garasjestyret

 

Vedtak: a. Nestleder: Tore Sæthre
             b) Det økonomiske ansvaret går inn under nestleders jobb
             c) Medlem av garasjestyret de neste to år: Mads Kildal
                 Tore Sæther ble valgt i fjor og har ett år igjen.

Arbeidsfordeling 2018-19
Gunnvor la fram forslag.

Vedtak:  

Innkallinger, protokoller og årsmelding

Gunnvor

Henvendelser fra beboere, meglere og USBL

Jonas – Heimdalsgata 37

Tore – Heimdalsgata 30

Are, Grete – Herslebsgate 37

Gunnvor, Tore– Heimdalsgata 35

Gunnvor – Urtegata 46

Thore, Mads, Hanna – Heimdalsgata 36

Luca - Tøyengata 32

Gunnvor + hver enkelt i egen gård

Kontaktperson for GOS

Hovedansvarlig Gunnvor + ledere bakgårdsgruppa og

vedlikeholdsgruppa

Håndtering av regninger

Gunnvor + nestleder

Anvisningsrett

Gunnvor + et styremedlem

Vedlikeholdsansvarlig

Runhild, Are (leder), Mads, Thore

Nettside + mailadresser

Luca + Gunnvor

FB

Luca + Gunnvor

Bakgårder, lekeapparater og dugnad

Grete (leder), Hanna, Jonas, Luca

Informasjonsansvarlig

Luca og Gunnvor, alle

Sosialt

Mats

Borettslagets internettjenester

Tore

Gjestehybel

Tore og Hanna

Festlokale

Tore og Hanna

Nøkkelansvarlig Tøyengata

Luca

Strømansvarlig

Jonas

HMS-ansvarlig

Luca + alle

 

 

Retningslinjer for styrearbeidet
Retningslinjene var levert ut på forhånd.

Vedtak: Godkjent. Den reviderte utgaven sendes ut til alle. Bearbeidede retningslinjer legges fram på neste GF. Mats går inn i gruppa som ble oppnevnt av GF 2017, da det ene medlemmet er flyttet. Hanna og Thore er de to andre medlemmene.

Balkongene
Vedlikeholdsgruppa redegjorde for den siste tids hendelser. Prosjektet er nå overlatt fagfolkene i USBL. Lumon skal gå en befaringsrunde på alle balkongene denne uken, sammen med USBL.

Vedtak: Tatt til orientering 

Exit-leiligheten

  1. Exit og ventilasjonen
  2. Exit og overrislingsanlegg

Runhild og Thore har vært kontaktpersoner overfor Exit-utbyggerne. Saken er nå overlatt til advokat Thorsell i USBL.

Vedtak:
Styret ved Helland innkaller kjøper til møte med representant for Usbl (teknisk og juridisk) for en helhetlig gjennomgang av status i prosjektet per nå. Det sentrale i møtet vil være å få sikret fremdrift i prosjektet, samtidig som borettslagets interesser ivaretas, herunder å sikre at fellesfunksjoner opprettholdes og ikke oppgis.
I forkant av møtet bes kjøper fremlegge fullstendig dokumentasjon fra salgsprosessen.

I etterkant av møtet tar styret stilling til behov for tiltak fra styrets side, herunder eventuelt behov for ekstraordinær generalforsamling.

Generelt om vedlikehold
Fra Runhild:

1. "sommerVedlikehold" hadde møte i sommer og er enig om å få inn takstmann/fagmann for å gjennomgå eiendommene. Det er ønskelig at Styret tar stilling til dette.
2. Det er ønskelig med loggføring av vedlikehold slik at kommende styrer har informasjon tilgjengelig ang. vedlikehold av byggmassen. Kan styret vurdere verdien av dette.
3.Det er ønskelig å sette vedlikehold i "flytende" system, dvs årlig evt annehvert/hvert tredje etc, for byggmasse og anlegg. Herunder ligger forskjellige serviceavtaler.  Det er ønskelig at styret vurderer verdien og tar stilling til dette og setter fremdrift ang. dette.

Vedtak: Styret støtter forslagene. Vedlikeholdsgruppa jobber videre med saken.

Mer fra vedlikehold

T 32: Apostol har begynt å sette opp takplatene

H 36: Rampen til rullestolsbrukeren blir dyrere enn opprinnelig antatt.

Hers. 37: Kjellerlokalet. Hva skjer?

Vedtak: Rampen godkjennes.
              Are overtar ansvaret for framdriften av kjellerlokalet og kontakter
               tidligere styremedlem,Terje.

Varmepumpe og økonomi
Installering av varmepumpe skal føre til en besparelse på årsbasis på minst kr. 467 000. Årlige utgifter på lånet på 10 mill utgjør ca kr. 450 000.

Vedtak: Tatt til orientering. Tore sjekker til neste styremøte hvor mye som er brukt til balkongsprosjektet og varmepumper fram til dd.

Nytt fra bakgårdsgruppa?
Prosjektet i bakgården til T 32 ikke startet opp ennå. Vi har fått midler fra USBL, med frist for rapportering 1. nov.

Vedtak: Bakgårdsgruppa tar et møte og viderefører prosjektet

Borettslagets nettløsninger
Runhild orienterte om at hun ikke har fått prosjektet overlevert ennå.

Vedtak: Tatt til orientering.

HMS
Nyvalgt HMS-ansvarlig, Luca, fikk overlevert et litt uferdig forslag til HMS-plan for borettslaget.

Vedtak: Luca fullfører det. Gunnvor sender forslaget i digital kopi til alle for gjennomlesning til neste styremøte.

Gos
Gunnvor redegjorde for advokatens syn på tvisten med Gos vedr. de gamle vaskeregningene. Vi vil antakelig ikke nå fram med vårt syn.

Vedtak: Vi ser på vaktmesteravtalen. Vedlikeholdsgruppa sjekker priser på vaktmesteroppgaver til neste styremøte.

USBLs styreseminar
Årets styreseminar finner sted lørdag 20.-søndag 21. oktober på Quality Hotel, Fornebu
Link til programmet: Her
Hvem ønsker å gå?

Vedtak: Luca, Hanna, Are, Tore, Grethe og Gunnvor deltar. Runhild ser det an. Mats, Thore og Jonas har ikke mulighet.

Plan for høstens møter

Vedtak:
Tirsdag 11. september
Tirsdag 9. oktober
Mandag 29. oktober
Tirsdag 20.november
Tirsdag 11.desember Julemøte med middag

Alle dager kl. 18

Eventuelt

  1. Befaring med nye styremedlemmer?
    Tas tirsdag 28. august kl. 18
  2. Utdeling av nøkler til nye styremedlemmer:
    Jonas skal overta Terje sine nøkler.
    Are overtar fra Torgrim.
    Hanna og Mads skal få Lumons nøkler.
    Bestiller nye til Luca

Møtet hevet kl. 2130.